La revue des demandes

Une prise de sang sans ordonnance d’analyses médicales n’a pas de sens, n’est‐ce pas ? L’ordonnance n’est pas une simple feuille de papier, c’est le trait d’union entre votre demande et le laboratoire…. Dans nos métiers, qu’il s’agisse du « bordereau de demande d’analyse » ou de la « fiche de renseignements » (le vocabulaire varie selon les laboratoires), qu’ils soient « papiers » ou « électroniques », ces documents font figure de prescription. Ils sont l’objet d’une attention particulière à la réception des échantillons, à l’occasion d’une « revue des demandes » quotidienne.

• Quis, quid, quomodo (1) …

Tout d’abord, la fiche de renseignements permet le rattachement du produit reçu (l’échantillon physique) à un client et son identification. L’objectif est aussi de vérifier que le laboratoire a les compétence sur le type de produit à analyser, et éventuellement de réorienter l’échantillon vers un autre laboratoire. Comme un ophtalmologiste renverrait un patient vers un cardiologue pour un électrocardiogramme… Ces informations sont primordiales, elles vont permettre par la suite d’orienter l’échantillon dans le circuit analytique adapté (identifié par une numérotation spécifique) et d’éditer les résultats sur le rapport d’analyse correspondant. Bien connaître le produit pour bien l’analyser et l’interpréter.

La fiche de renseignements peut sembler fastidieuse à remplir : type de produit (nature et référence), cahier des charges, etc… Ces informations vont pourtant servir dans différentes étapes :

> Référence de l’échantillon : elle est mentionnée sur le rapport d’analyse et vous permet d’identifier l’échantillon, surtout dans le cas d’envois groupés de résultats.

> Nature de l’échantillon : elle permet d’identifier si les déterminations seront réalisables sous accréditation par le laboratoire.

> Cahier des charges : celui‐ci nous permet de faire apparaître sur les rapports, les valeurs des seuils de conformité qui vous concernent, en regard des résultats d’analyses. Exemples de cahiers des charges pour les produits organiques : arrêté du 8 Janvier 1998, norme NF U44‐095, norme NF U44‐051 (en précisant les dénominations de type).

> Adéquation des déterminations ou d’une batterie de déterminations en fonction de la matrice. Chaque détermination se fait selon une norme analytique, qui peut varier selon la nature de l’échantillon. Par exemple, pour le pH (potentiel hydrogène) :

       o boues et sédiments : NFU 12176

       o terres : NF ISO 10390

       o supports de culture : NF EN 13037

Il est important de bien spécifier la ou les analyses à réaliser ou simplement de faire référence à un devis réalisé, préalablement, en accord avec un chargé d’affaire. Ce document tient lieu de contrat. Il peut comporter éventuellement des options (analyse en urgence, interprétation), ou toute.

• IZILAB, l’easy lab

IZILAB est une application WEB mise gratuitement à disposition des clients d'AUREA pour dématérialiser leurs commandes d'analyses. Elle se positionne comme un outil complémentaire des nombreux logiciels d'AUREA, qui offrent un accès aux résultats à tout moment, autorisent le téléchargement des rapports « pdf » via l’espace client, toutes ces informations étant également accessibles par IPHONE (par notre application IZIPHONE). L’interface IZILAB permet au client de suivre l’avancement de ses échantillons, de recevoir en retour des résultats au format « pdf », EDILABO(Sandre), de conserver l’historique de ses commandes... Cette interface permet également une économie de temps et de papier mais surtout de fiabiliser les échanges entre le laboratoire et ses clients.

Les fonctionnalités principales sont :

‐ génération des commandes au format EDILABO sur les matrices eaux, boues, terres et composts

‐ édition des fiches de renseignements à joindre aux échantillons

‐ paramétrage et personnalisation de l'espace client (agences, services, stations, points de prélèvement, affaires,…)

‐ suivi des commandes (projets de commandes, commandes en cours, commandes soldées, …)

‐ historique des résultats et téléchargements aux formats pdf, SANDRE, xml, …

• Analyse sous conditions

La préparation des échantillons pour analyse peut démarrer à réception du colis. La faisabilité de l’analyse aura été vérifiée au préalable, et le demandeur averti en cas de problème (flacon cassé, produit refusé…). Comme celui qui ne se présenterait pas à jeun pour une mesure de la glycémie ! De même, la « revue des demandes » permet d’identifier les échantillons pour lesquels les résultats devront être accompagnés d’une phrase de réserve, car certaines déterminations peuvent évoluer dans le temps ou nécessitent un conditionnement spécifique.

Par exemple, pour les analyses « microbiologiques », une condition de réserve sur le résultat d’analyse est appliquée :

‐ si la date de prélèvement est supérieure à 48h à réception au laboratoire ,

‐ et/ou si l’échantillon n’a pas été envoyé en flacon aseptique,

‐ et/ou si l’échantillon n’a pas été envoyé en glacière réfrigérée.

Les envois pour les analyses de microbiologie sont donc à éviter les jeudis et vendredis.

• Précautions d’usage

La demande client ne peut pas être dissociée de l’échantillon. Celui‐ci doit être clairement référencé de la même manière que sur la fiche, pour que lors de la réception du colis le laboratoire puisse l’identifier sans souci. Il est important de veiller à envoyer l’échantillon en quantité suffisante. Cela permettra de réaliser l’ensemble de la demande et, à tout moment du processus, de conserver la possibilité de revenir sur l’échantillon d’origine. C’est une obligation du laboratoire de conserver une partie de l’échantillon en cas de contrôle interne ou de réclamation client, traçabilité oblige.

A savoir : les quantités d’échantillon sont imposées par les protocoles d’analyse. Certaines déterminations sont plus gourmandes que d’autres. Par exemple : pour les inertes, il faut au minimum 2 kg sur le brut (soit 4 litres environ pour des composts). Les quantités d’échantillons à fournir sont indiquées au verso des Fiches de Renseignements et dans le Guide du prélèvement du laboratoire.

• Condition sine qua non de votre satisfaction

La satisfaction du client est l’une des principales préoccupations du laboratoire. Un manque de précision sur les données, la demande d’analyse, ou une quantité insuffisante pour l’analyse vont forcément entraîner un retard dans le traitement de l’échantillon. Le délai d’analyse ne pourra être garanti que si la demande est complète :

→ fiche de renseignements/bon de commande/ devis rempli avec précision et signé,

ET

→ accompagné de l’échantillon référencé représentatif du lot en quantité suffisante pour analyse.

C’est le binôme gagnant pour que le laboratoire puisse réaliser les analyses dans les meilleures conditions.